客户总部在北京，全国各区域负责人、优秀员工代表共 500 人参会。活动既要完成年度复盘与战略发布，又要兼顾颁奖仪式感和晚宴氛围。客户行政团队仅 2 人，此前没有独立操盘过 500 人规模会议，最担心三点：“预算失控、场地踩坑、现场失控”。
项目挑战
1. 时间紧：年会定在 12 月底旺季，留给场地锁定的窗口期不足一个月；
2. 要求高：需要 "会议 + 晚宴" 同场地切换，对宴会厅面积、舞台、灯光音响要求高；
3. 预算硬：住宿 + 用餐 + 场地打包成本必须控制在既定预算内，且不能有隐性消费；
4. 多线并行：500 人的住宿分房、用餐餐标、各地交通接驳需同步协调。
解决方案
第一步：30 分钟疾速出方案。 接到需求当天，会易君基于北京合作场地库，30 分钟内输出 3 套候选方案，覆盖不同预算档位，含场租、餐标、住宿协议价的完整报价单，费用逐项列明。
第二步：实地陪看、锁定场地。 策划顾问陪同客户实地考察 2 处候选场地，现场核验层高、立柱、承重、电力负荷与网络带宽，最终锁定一家可同时容纳 500 人宴会 + 会议的酒店宴会厅，无立柱遮挡、配套住宿充足。
第三步：全案策划。 围绕 "总结 — 颁奖 — 晚宴" 三大环节设计全流程方案：舞台舞美方案、颁奖动线、晚宴节目编排、灯光音响时间轴，连桌牌、签到屏、合影墙等细节均统一视觉规范。
第四步：一站式统筹。 住宿按区域分房、用餐按少数民族与素食需求单独配餐、各地航班高铁接驳方案同步落地，全部由一个专属客户经理统筹，客户无需对接第二个人。
第五步：现场落地执行。 提前一天完成布置与设备联调，活动当天执行团队按 "签到引导、舞台控场、餐饮衔接、应急保障" 四个小组分工，全程零失误。
执行亮点
- 千人级签到不排队：采用电子签到 + 分区引导，500 人 20 分钟内完成入场；
- 会议晚宴无缝切换：提前规划摆台动线，颁奖结束 30 分钟内完成会议模式到晚宴模式切换；
- 突发处置有预案：晚会中一位演讲嘉宾临时调整顺序，执行团队 3 分钟内完成流程变更，全场无冷场。
项目成果
- 活动全程零失误、零投诉，客户领导现场给予高度评价；
- 打包采购模式下，住宿 + 用餐 + 场地综合成本较客户自行询价节省约 18%（示例数据）；
- 客户已与会易君签订年度框架合作，后续季度会、区域会均交由会易君统筹。
